Jak si jako marketér udržet digitální pohodu?
Tichý stres z nepořádku v nástrojích ubírá energii celý den. Pár jednoduchých kroků, jak si udělat v digitálních nástrojích pořádek.
Ahoj markeťáku! 👋🏻
Pamatuju si na jedno grafické studio, kde jsem pracoval. Talentovaní lidé, zajímavé projekty - ale e-maily se ztrácely v inboxu, soubory se jmenovaly “finalni_oprava_schvaleno_v3” a nikdo přesně nevěděl, co má udělat jako první. Výsledkem nebyl jen nepořádek. Byl to stres. Takový ten tichý, podprahový, který tě provází celý den a ubírá energii, i když zrovna nic akutního neřešíš.
Marketing jsou ze své podstaty informace. Čím déle v oboru pracuješ, tím více kanálů spravuješ, tím více nástrojů používáš a tím více věcí na tebe čeká v různých frontách. A to, jak máš tahle místa zorganizovaná, přímo ovlivňuje, jak se při práci cítíš. Nepořádek v digitálních nástrojích = šum na pozadí, který tě stojí energii, i když si ho nevšímáš.
Dobrou zprávou je, že to jde změnit - a nemusí to bolet. Stačí si nástroje rozdělit do pár oblastí a zkontrolovat, kde ti slouží a kde tě to brzdí.
Jako doplněk k tomuhle tématu jsem před časem psal o tom, jak mít v marketingu pořádek - loga, šablony, přístupy, smlouvy, podklady pro externisty. Tehdy šlo o obsah a data. Dnes jde o nástroje, se kterými každý den pracuješ.
E-mail
Inbox je místo, kam každý den přicházejí úkoly, dotazy a rozhodnutí - i ta, která jsi ještě neudělal. A i když v něm zrovna aktivně nepracuješ, plný inbox na tebe čeká. Tiše, ale vytrvale. To samo o sobě přidává na stresu. E-mailových klientů je celá řada - já používám Gmail v rámci Google Workspace, oblíbené jsou také Outlook nebo Superhuman - a každý z nich nabízí dost možností, jak si prostředí přizpůsobit a nastavit tak, aby ti sloužil, ne naopak.
Více digitální pohody získáš, když si vyhradíš čas na pořádný úklid inboxu. Pokud tam máš tisíce nebo desetitisíce e-mailů - a takové inboxy jsem taky viděl - nemusíš je mazat. Stačí vše starší archivovat najednou, tím si uklidiš stůl. Pak si nastav pravidla a filtry pro příchozí poštu, aby se ti nové zprávy automaticky třídily tam, kam patří. A odhlásit se ze všeho, co nečteš, je jeden z nejrychlejších způsobů, jak si v inboxu udržet klid dlouhodobě.
Úkoly a projekty
Co není zapsané, jako by neexistovalo. A co existuje jen v hlavě, tě stojí energii - mozek si musí hlídat termíny místo toho, aby přemýšlel. Pro osobní a průběžné neprojektové pracovní úkoly mi teď vyhovují Google Tasks - jednoduché a napojené na Calendar. Alternativy jsou Todoist nebo třeba Things.
🪷 Více digitální pohody získáš, když si každý nový úkol hned zapíšeš - a budeš vědět, že na nic nezapomeneš. A dlouho odkládaným úkolům přiřadíš termín nebo je smažeš.
💡 O organizaci úkolů a projektů jsem psal v článku Jak mít v marketingu pořádek - tam najdeš i tipy na publikační kalendář a sledování kampaní.
Kalendář
Co není v kalendáři, jako by nebylo. Schůzky, deadliny, ale i bloky pro soustředěnou práci. Pokud to tam nemáš (a nedodržuješ), den se ti snadno uteče díky práci na neurgentních věcech a na ty důležité nezbyde čas ani energie. Kalendářových aplikací je víc - já používám Google Calendar, který mi funguje napříč všemi zařízeními, alternativou je Outlook kalendář nebo Apple kalendář. Skvělé je propojení s aplikací na úkoly - vidíš úkoly i schůzky na jednom místě a lépe tak odhadneš, co reálně zvládneš.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš mít v kalendáři opravdu vše - a budeš si moct dopředu plánovat den, týden i volný čas. Jinak jen reaktivně hasíš, co se ti zrovna nachomýtne do cesty. A to je dlouhodobě vyčerpávající.
Poznámky a druhý mozek
Jako marketér průběžně narážíš na spoustu věcí, které by se ti jednou mohly hodit - zajímavý článek, nápad na obsah, výpisek z knihy, fragment kódu, zpětná vazba od klienta. Pokud to nikam nezapisuješ, přicházíš o to. A pokud to zapisuješ na různá místa bez systému, stejně to pak nenajdeš. Poznámkovacích aplikací je celá řada - já pracuji podle metody PARA od Tiaga Forteho a vyhovuje mi Evernote, oblíbené jsou také Notion, Obsidian nebo Apple Notes. Moderní výhodou těchto nástrojů je, že do nich dnes mohou přistupovat AI nástroje - a nad svými poznámkami pak můžeš dál pracovat třeba s Claude nebo ChatGPT. O tom, jak si takový systém postavit, jsem psal podrobně v článku Druhý mozek marketéra.
🪷 Více digitální pohody získáš, když přestaneš spoléhat na paměť a začneš spoléhat na systém. Hlava je na přemýšlení - ne na skladování informací.
Prohlížeč
Prohlížeč je pro marketéra primární pracovní prostředí - tráví v něm většinu dne. Desítky otevřených záložek, hromada rozšíření, záložky uložené před dvěma lety “na přečtení” - to vše vizuálně i mentálně přetěžuje. Prohlížečů je celá řada, já aktuálně používám Brave - filtruje reklamy (i na mobilu), synchronizuje se skvěle napříč všemi zařízeními a podporuje všechna rozšíření pro Chrome. Alternativy jsou Chrome, Firefox nebo skvělý Arc pro ty, kdo rádi experimentují.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš záložky udržovat jako pracovní nástroj, ne jako archiv internetu. Co opravdu potřebuješ, patří do úkolů nebo poznámek - ne do záložkové lišty, kde to za pár týdnů stejně nenajdeš.
Telefon a fotky
Telefon je pro spoustu marketérů plnohodnotný pracovní nástroj - správa sociálních sítí, poznámky ze schůzek, komunikace s klienty, focení podkladů. Tím spíš by v něm měl být pořádek. Zahlcená plocha, desítky aplikací, které nepoužíváš, a fotogalerie plná pracovních screenshotů promíchaných se soukromými fotkami - to vše zbytečně komplikuje práci a přidává na mentální zátěži.
A pak jsou notifikace. Opravdu potřebuješ vědět o každém e-mailu v okamžiku, kdy dorazí? Opravdu ti musí skákat oznámení o každé reakci na sociálních sítích? Pokud máš navíc chytré hodinky, máš tohle všechno doslova na zápěstí - a pak neděláš nic jiného, než sleduješ příchozí upozornění místo toho, abys pracoval. Vypnout notifikace z aplikací, ze kterých je nepotřebuješ, je jedna z nejjednodušších věcí, které pro svůj klid můžeš udělat.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš mít na telefonu jen to, co skutečně používáš, a notifikace jen z těch aplikací, které to opravdu vyžadují. Záloha fotek do cloudu a rozdělení pracovních a soukromých podkladů do oddělených složek ti ušetří spoustu hledání - a (ne)překvapivě i spoustu nervů.
Komunikátory
Zprávy dnes přicházejí odevšad - WhatsApp, Signal, Telegram, Messenger, SMSky, zprávy ze sociálních sítí, komunitní kanály na Discordu. Přepínat mezi všemi aplikacemi jen proto, abys měl přehled, kdo ti psal, je únavné. A největší riziko není jen ztráta času - je to, že se k tobě důležitá informace prostě včas nedostane, protože se ztratila někde v záplavě ostatních zpráv. Mně osobně zachránila aplikace Beeper, která funguje jako agregátor komunikátorů - na jednom místě mám propojené všechny chaty i sociální sítě, vidím co je vyřízené a co ne, a nemusím nikde nic dohledávat.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš mít jistotu, že jsi všem na vše odpověděl a nic ti neuniklo. A k tomu pomůže i chytré nastavení notifikací. Skupinové chaty nebo komunitní kanály, kde jen sleduješ dění, na tebe nemusí skákat během pracovního dne. Můžeš se jim věnovat později, když máš chvilku volna.
Podcasty, YouTube a newslettery
Jako marketér se neustále vzdělávám a sleduju dění v oboru - a tipuju, že ty taky. Podcasty, YouTube kanály, newslettery, články... Zajímavého obsahu je nekonečně mnoho a pokušení odebírat vše, co vypadá užitečně, je velké. Jenže obsah, který se ti hromadí v přehrávači nebo ve frontě na YouTube a který nikdy nedoposloucháš ani nedokoukáš, ti nepomáhá. Naopak - vytváří pocit, že pořád nestíháš. A to je jen další tichý zdroj stresu.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš odebírat méně, ale skutečně konzumovat víc. Odhlásit se z newsletterů, které nečteš, odebrat kanály a podcasty, které ti jen přibývají v seznamu - to je digitální detox, který nic nestojí a hodně dá. Méně odběrů znamená víc prostoru pro obsah, který tě skutečně posouvá.
Správce hesel
Jako marketér spravuješ desítky přístupů - k webům, sociálním sítím, reklamním účtům, nástrojům, e-shopům. Hesla v hlavě, v poznámkách nebo jedno heslo na všechno jsou bezpečnostní riziko, které si možná ani plně neuvědomuješ. Správce hesel ti umožní mít silná a unikátní heslo pro každou službu, bezpečně sdílet přístupy s externisty nebo kolegy a mít vše dostupné napříč všemi zařízeními. Jsou to aplikace jako 1Password, Bitwarden - který je zdarma a open source - nebo Dashlane, který umí sdílet přístup s dalším člověkem bez toho, aby heslo vůbec viděl. Praktické zejména tehdy, když někomu potřebuješ dát přístup, ale nechceš mu heslo přímo prozradit. O správě přístupů a hesel jsem psal podrobněji tady.
🪷 Více digitální pohody získáš, když budeš mít jistotu, že tvoje přístupy jsou v bezpečí. Správce hesel ti navíc hlídá úniky dat a duplicitní hesla - a to samo o sobě stojí za to ho mít.
Energie, kterou máš v průběhu pracovního dne, není neomezená. Čím méně jí odtéká do zbytečného stresu (z přeplněného inboxu, z chaosu v nástrojích, z notifikací, které nepotřebuješ) tím víc ti jí zbyde na práci, která tě posouvá vpřed. Stojí za to si to hlídat.
👨🏻💻 Jak pracuje tvůrce webů a marketér Michal Biel?
Líbí se mi nahlížet do běžného života lidí z praxe. Jak pracují, jaké nástroje používají… A tak jsem tuto rubriku zavedl i zde. Představuji různé lidi ze světa online marketingu a nechávám je, ať ukáží, s jakými nástroji pracují, jak si evidují práci atd.
🟡 Jaké klíčové nástroje (aplikace) nutně potřebuješ ke své práci a nedovedeš si bez nich představit fungovat?
Bez systému to nejde. Já jedu na minimalismus, přehled a automatizaci – čím míň chaosu, tím víc prostoru na kreativitu.
Základ mojí digitální dílny:
Google Drive – moje centrála. Všechny zakázky, podklady, sdílení s klienty, šablony dotazníků i osobní projekty. Když něco nemám na Drivu, jako by to neexistovalo.
ClickUp – řízení zakázek a projektů. Přehledně, strukturovaně, bez bordelu.
Notion – úkoly, poznámky, nápady, strategie. Moje digitální hlava.
ChatGPT + Google Gemini – brainstorming, texty, struktury, rychlá inspirace. Takový moji virtuální parťáci.
Spark – e-mail klient, který mi synchronizuje všechno napříč zařízeníma. Inbox pod kontrolou.
Spotify – správnej vibe je půlka výkonu 🎧
iDoklad – fakturace rychle a bez zbytečných kliků.
Adobe Creative Suite – grafika, vizuály, magie.
Celé je to postavené na jedné filozofii:
👉 mít ve všem pořádek, jasný systém a minimum rušivých věcí.
Pak se můžu soustředit na to podstatné – měnit neviditelné v výjimečné.
🟡 Jak si eviduješ práci a úkoly (v jaké aplikaci, jakým systémem, papír / digitálně)?
Mám to rozdělené na tři vrstvy – projekty, plán a konkrétní čas.
ClickUp je moje řídicí centrum zakázek. Každý klient má svůj prostor, fáze projektu i jasně definované další kroky. Přehled je základ.
Notion používám jako osobní systém – plán dne a týdne, zápisky ze školení, nápady na růst i běžné životní poznámky. Je to moje digitální hlava.
A všechno, co má pevný čas, jde do Google Calendar – schůzky, akce, rodinné plánování.
Práci si plánuju podle termínů. Každý týden si aktualizuju plán na aktuální i následující týden, ať vím, co je priorita a co může počkat.
Žádné papírky.
🟡 Máš nějaký pracovní hack / vychytávku?
Můj největší hack je práce s tělem.
Den začínám ranním fitkem (5:20–6:45) – silový trénink + kardio, doma studená sprcha… a jsem mentálně vystřelenej do vesmíru 🚀
Dopoledne pak jedu to nejdůležitější – deep work, kreativní věci, strategii.
Kolem oběda (cca v 11 h) energie logicky padá. Neřeším to kávou – sednu na rotoped nebo jdu na 20 minut běhat. Hotovo. Energie zpátky.
Schůzky, cally a méně důležité věci si dávám spíš od 15 do 19 h.
A nákupy? Klidně večer mezi 18–20 h – prázdné obchody, čistá hlava, krátké „provětrání“.
🟡 Kde jsi se naučil to, čím se živíš a jak se dál vzděláváš?
Začalo to už někdy kolem třinácti let. Dělal jsem weby o mobilech, dával lidem tapety a melodie ke stažení. Chtěl jsem něco dokázat, být užitečný a vytvořit místo, kam budou lidi chodit.
A k tomu mě bavilo navrhovat – grafika, struktura, celé to „kouzlo“ kolem webu. Jo… a byl ještě vytáčenej internet 😄
Pak přišly další osobní projekty, vysoká škola (IT + ekonomika), následně asi 8 let v zaměstnání, kde jsem se posunul nejen technicky, ale i v manažerských dovednostech, práci s lidmi a komunikaci. Mezitím jsem prošel studiem UX (UX Well), různými školeními a konferencemi kolem webů, marketingu a user experience.
A dnes? Jede to pořád dál.
Videa, podcasty v autě, články, inspirace z praxe. Nejvíc mě ale stejně naučila kombinace learning by doing + reálné projekty + zpětná vazba od klientů.
Beru to tak, že vzdělávání nikdy nekončí. Svět digitálu se mění rychle – a když chceš vytvářet výjimečné věci, musíš růst s ním.
🟡 Schůzky naživo nebo virtuálně?
Obojí – každé má svoje místo.
Operativu a běžné věci klidně řeším online, je to rychlé a efektivní.
Ale když jde o důležité projekty, strategii nebo začátek spolupráce, mám rád osobní setkání.
Naživo se líp budují vztahy, důvěra i vzájemné pochopení. A já to beru tak, že s klienty nechci mít jen „zakázky“, ale dlouhodobá partnerství. Když si lidsky sedneme, výsledky jsou vždycky úplně jinde.
🟡 Co nosíš vždycky u sebe?
Mobil, sluchátka, MacBook. Stačí 🙂
🟡 Máš nějaké motto?
🚀 Energie rozhoduje víc než čas
Když máš energii, stihneš víc za kratší dobu. Starat se o tělo i hlavu je moje tajná zbraň produktivity.
✨ Méně je více
Minimalismus není o chudosti – je o prostoru. Pro kreativitu, soustředění a skutečně důležité věci. Čistý systém = čistá hlava.
🔧 Každá situace má řešení
Neexistují slepé uličky, jen různé cesty. Když něco nejde, hledám jiný úhel pohledu. V byznysu i v životě.
🫶🏻 Co mě poslední dobou zaujalo
Nahradil jsem Toggl aplikací Kimai. Pohodová migrace, self-hosted, zdarma. // Blíží se Ultrahuman Pro. // Napojuju si hlášení z různých nástrojů na Slack (propojený s Beeperem) a je to skvělé. // Skvělé video o důležitosti nastavení systému pro dosahování cílů. // Glaze od Raycastu. // Little Language Lessons a Pomelli od Google. // Hack Your Way je skoro vyprodané. // Comet pro iOS má datum vydání: 11. března.
Přeju ti krásné slunečné dny! 👋🏻
Honza Barbořík
marketér s duší grafika
P.S.: 🤗 Líbí se ti projekt Sám sobě marketérem? Pozvi mě na šálek italské kávy pomocí služby Buy me a coffee sloužící k jednorázové podpoře tvůrců. A děkuji všem, kteří už tak udělali! 🫶🏻