Zapomínáš na důležité věci? Tohle ti pomůže (a není to další appka)

Piloti a chirurgové mají checklisty. Žádný speciální software, jen jednoduchý seznam kroků, který ti ušetří spoustu stresu a chyb.

Ahoj markeťáku! 👋🏻

Představ si, že publikuješ příspěvek na Facebook. Napíšeš text, přidáš obrázek, klikneš na "Zveřejnit" - a až po hodině si všimneš, že jsi zapomněl přidat odkaz na produkt. Nebo posíláš newsletter a hned po odeslání zjistíš, že předmět emailu obsahuje překlep. Nebo ještě hůř - poslal jsi ho jen části seznamu, protože jsi zapomněl nastavit správný segment. Známe? 🤦🏻‍♂️

Tohle se děje, když spoléháme jen na paměť. A přitom existuje jednoduchý způsob, jak se těmhle chybám vyhnout - checklisty. Nebo chceš-li: procesní seznamy, které si jednou vytvoříš a pak je jen odškrtáváš.

Co je to vlastně proces?

Proces není nic složitého. Je to prostě seznam kroků, které děláš pokaždé, když opakuješ určitou činnost. Odbavení objednávky. Publikace článku na blog. Přidání nového produktu na e-shop. Příprava newsletteru.

Každá tato činnost má své kroky. A když si je jednou sepíšeš, nemusíš je příště vymýšlet znovu - prostě je odškrtáváš a máš jistotu, že jsi na nic nezapomněl.

Jednoduché a přesto funkční

Chirurg Atul Gawande napsal knihu The Checklist Manifesto, ve které popisuje, jak zavedení jednoduchých checklistů do nemocnic dramaticky snížilo chybovost při operacích. Konkrétně snížily úmrtnost o 47 procent (PubMed Central) a komplikace o třetinu. Světová zdravotnická organizace pak implementovala chirurgický checklist do nemocnic po celém světě s podobnými výsledky.

Když checklisty pomáhají zachraňovat životy v operačních sálech, proč by nemohly pomoct tobě při odbavování objednávek nebo publikování obsahu?

Gawande rozlišuje dva typy selhání: nevědomost (nevíme, jak něco udělat) a nedbalost (víme, jak to udělat, ale neaplikujeme to správně). Checklisty řeší ten druhý problém - připomínají nám kroky, které známe, ale v zápřahu snadno přeskočíme.

Kdy proces vytvořit?

Ideální moment je, když něco děláš poprvé a víš, že to budeš opakovat. Zrovna v tu chvíli přemýšlíš nad každým krokem - tak si je rovnou zapiš.

Nemusí to být dokonalé. Procesy jde vždycky upravovat a ladit. Po každém použití si řekneš: “Tohle jsem zapomněl, přidám to.” Nebo: “Tenhle krok je zbytečný, smažu ho.” Postupně si vytvoříš systém šitý na míru.

Pro mě osobně bylo poznání procesů jedním z nejzásadnějších skillů v podnikání. Když jsme s manželkou budovali naši firmu na výrobu sportovního oblečení, mohl jsem díky tomuhle přístupu rovnou strategicky přemýšlet o každé fázi výroby - od přijetí poptávky přes schválení grafiky, výrobu až po expedici. Dnes mám zpracovaných desítky procesů - pro práci s klienty, pro spolupráci v týmu, pro opakující se úkoly. A neustále je ladím.

Kde procesy využít v praxi?

Několik příkladů z běžné marketingové a e-shopové praxe:

Publikování příspěvku na sociální sítě:
Zkontrolovat text bez překlepů → Přidat obrázek ve správném formátu → Vložit odkaz → Přidat hashtagy → Naplánovat čas publikace → Po publikaci zkontrolovat, že vše funguje

Odbavení objednávky:
Zkontrolovat dostupnost zboží → Vytisknout fakturu → Zabalit → Vložit vizitku/leták → Odeslat tracking zákazníkovi → Označit jako odesláno v systému

Přidání nového produktu na e-shop:
Nahrát fotky → Napsat popis → Nastavit cenu a varianty → Přidat do kategorie → Nastavit SEO (title, description) → Zkontrolovat zobrazení na webu

Odeslání newsletteru:
Napsat text → Zkontrolovat všechny odkazy → Nastavit předmět a preheader → Poslat testovací email → Zkontrolovat zobrazení na mobilu → Naplánovat odeslání

Onboarding nového klienta:
Poslat uvítací email → Založit složku v systému → Získat přístupy → Naplánovat úvodní call → Připravit brief

Doporučuju přečíst také článek Procesní řízení od Roberta Vlacha, kde popisuje nutnost procesů pro práci freelancerů a ukazuje další příklady ze své praxe.

Nástroje pro práci s procesy

Nepotřebuješ žádný speciální software. Stačí poznámkový blok nebo Google Doc. Ale pokud chceš víc, nástroje jako Todoist nebo Basecamp umí pracovat se šablonami úkolů - vytvoříš si jednou šablonu procesu a pak ji jen opakovaně používáš pro každý nový úkol. Já osobně mám všechny procesní šablony v Basecampu a funguje mi to skvěle.

Co z toho plyne?

Tvoje mozková kapacita je omezená. Každé rozhodnutí, každé “musím si vzpomenout, co ještě udělat” tě stojí energii. Checklisty tuhle zátěž přebírají za tebe.

Takže až budeš příště dělat něco, co víš, že budeš opakovat - zastav se na chvíli a sepiš si kroky. Budeš víc v klidu a budeš dělat méně chyb.

👨🏻‍💻 Jak pracuje výkonnostní marketér, e-commerce a PPC konzultant Jakub Krejčí?

Líbí se mi nahlížet do běžného života lidí z praxe. Jak pracují, jaké nástroje používají… A tak jsem tuto rubriku zavedl i zde. Představuji různé lidi ze světa online marketingu a nechávám je, ať ukáží, s jakými nástroji pracují, jak si evidují práci atd.

🟡 Jaké klíčové nástroje (aplikace) nutně potřebuješ ke své práci a nedovedeš si bez nich představit fungovat?

Freelo - láska na druhý pokus. Trello, Clockify, Google Workspace, ChatGPT to je základ. Pak jsou ty náhodnější appky jako Perplexity, NotebookLM, Canva / Whatsapp a další, které sem tam otevřu.

🟡 Jak si eviduješ práci a úkoly (v jaké aplikaci, jakým systémem, papír / digitálně)?

Clockify skrze čas, ale jsem na to lajdák. Občas si vyčer otevřu účty a hraju si. To pak často ráno už nezatrackuju. Ale +- to pak na konci měsíce dohážu do trackingu. Úkoly mám ve Freelu.

🟡 Máš nějaký pracovní hack / vychytávku?

Tichý režim na mobilu, tím se soustředím jen na práci. A nejnovější vychytávka je chodící pás pod zvedací stůl. Ujdu denně o 3-5 km navíc. Cítím se líp, na hubnutí to asi nebude.

🟡 Kde jsi se naučil to, čím se živíš a jak se dál vzděláváš?

Na VŠ jsem si založil eshop. Psát lidem jednotlivě přes FB nedávalo smysl, takže jsem objevil PPC reklamu. Byl rok 2016. Takže reklama stála násobně míň a možností ještě nebylo, jak dneska. Proinvestoval jsem v průběhu své eshopové kariéry pár milionů a naučil se PPC a marketing kolem ecommerce. Své zkušenosti pak využívám při práci s klienty. A chodím na klasické konference, které se v ČR pořádají v mém oboru. Čerpám od zahraničních zdrojů asi jako každý a nějakých těch TOP jmen v PPC/Marketingu v ČR.

🟡 Schůzky naživo nebo virtuálně?

80% mých setkání je online. Šetří to čas oběma, žádné cestování. Dokonce jsme díky tomu zachránili pár stromečků, ale taky mám rád dobrou kávu z lokálních pražíren, takže setkání v Brně nikdy nepohrdnu.

🟡 Co nosíš vždycky u sebe?

Notebook, telefon, občas i sluchátka. Jsem minimalista v tomto. Snažím se nosit i dobrou náladu 🙂

🟡 Máš nějaké motto?

Když děláš čemu věříš, dokážeš to. A jedno profesní ke jménu Krejčí - šiju kampaně na míru.

🫶🏻 Co mě poslední dobou zaujalo

Vibekóduju stále více praktických věcí a jsem z toho nadšený. // Víš, že zveřejněním své práce zvyšuješ své šance na úspěch? // OpenAI tiše spustilo ChatGPT Translate jako konkurenci Googlu // Claude spustil Cowork pro pokročilejší práci s počítačem - už si s ním hraju. // Pomalu se blíží povinnost tlačítka “Odstoupit od smlouvy” na e-shopech. // Čeští a slovenští vibekodéři mají novou komunitu na Slacku. // Google přidává AI Gemini do nástroje Trends pro rychlejší výzkum. // Enshitifikace. // Věděl jsi, že má National geographic český web se spoustou článků? // Baví mě newsletter Unsubscribe Justina Welshe.

Ahoj příště! 👋🏻

Honza Barbořík
marketér s duší grafika

P.S.: 🤗 Líbí se ti projekt Sám sobě marketérem? Pozvi mě na šálek italské kávy pomocí služby Buy me a coffee sloužící k jednorázové podpoře tvůrců. A děkuji všem, kteří už tak udělali! 🫶🏻